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Em determinados casos em que o espaço não é significativo, podem intervir outros factores que tornam este serviço recomendável.

Esses factores são, entre outros:

  • Distribuição e racionalização optimizada do espaço de arquivo.
  • Eficácia e eficiência na recuperação da informação.
  • Ordenação profissionalizada dos fundos.
  • Análise e Classificação da documentação.
  • Calendários de Transferência.
  • Calendários de expurgação baseados na normativa vigente.
  • Criação e gestão de bases de dados de Inventário.
  • Controlo sobre saídas e entradas do arquivo.
  • Detecção de incidências nos procedimentos de arquivo.
Segurança da informação, evitando filtragens e acessos não autorizados.





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